样品寄出去以后，账就断了
做实体生意的公司，样品是一个绕不开的消耗品。客户要评估材质，寄两套样件；经销商要看外观，寄一组色卡；展会现场发了十几件展示样；客户说先拿去试装，合适了再下单。业务当场就答应了，仓库当天就发了货。
三个月后要做年度盘点，问题会集中成四句话：
- 这些样品现在在谁手上？ 快递单号还躺在某个人的微信里，人一离职，线索就断了。
- 寄出去的到底该不该还？ 有的是试用样品，说好了试用一个月退回；有的是随单赠样，本来就不用还。两种混在一个清单里，超期清单一拉出来几十条，看两遍就没人看了。
- 客户已经下单了，样品怎么冲？ 样品被客户留下了，本来应该走"转销售"或者"核销"的路径，实际是仓库账上永远挂着这几件物料，成本一直挂着不落地。
- 少了、坏了，算谁的？ 归还时实收比寄出少了两件，口头说了"下次补"，再没人补，也没人认这个责任。
问题不在"没有制度"。这类业务依赖的三个支点是天生脆弱的：寄出靠口头说、状态靠"应该还了"、责任靠记性。任何一环松动，留痕就断了。
放到 Inkwell AI 构建器里，这属于一类很典型的组合：「两张档案（客户、样品）+ 一张寄出单挂明细 + 一张只增不改的归还登记 + 一条分级审批 + 一条超期提醒的定时任务」。不需要硬件接入，不需要算法，也不需要和快递公司打通。它要保证的只有四件事：
- 谁寄给谁，寄了哪几件、几件数，一单可查；
- 该还的还没还，超期清单每天是干净、可信的；
- 归还的实收数量与货物状态有登记，差异有责任人；
- 样品最终去了哪里（继续试用、转销售、报废核销）有结论，成本不悬在空中。
下文按「数据怎么建 → 页面怎么用 → 自动化怎么配 → 手机上怎么配合 → 上线前查什么 → 之后怎么延伸 → 这套方案不做什么」的顺序，把这套台账拆开讲完。
数据怎么建：别把"样品"和"寄出"混成一张表
第一次做这类系统最常见的错，是建一张叫"样品借出登记"的大表，一行代表一次寄出，把样品名称、规格、客户名称、寄出日期、归还日期、责任人全塞进同一行。做出来必然有三类毛病：同一个样品被写成七八种叫法（"红色样件A"、"样件A红"、"样件A（红）"），同一个客户出现四种写法，统计时分成四行；一件样品的历史说不清（哪一行是它最新状态？）；一次寄出多件、分批归还的场景根本表达不出来——只能把"归还日期"改来改去，最后历史只剩最后一次。
可靠的做法是按管理对象拆表：样品和客户是档案（长期存在、有唯一身份），寄出是事件（一次性、发生后不该改），归还是事件的后续记录（只增不改）。三层分开存，才能同时回答"这件样品现在在哪"和"这一年寄出去多少、回来多少"。
主表一：样品档案（一个可寄出的样品一行）
这一行的粒度是"一个具体规格的样品"，不是"一种样品"。同一个系列的红、蓝两个色，是两行。几个关键设计决定：
- 样品编码唯一，设为唯一约束。规则建议"物料代码 + 规格后缀 + 序号"，和销售用的物料编码保持可对应关系，但不要直接复用物料编码本身——样品常常是从成品里拆出来的、数量很少的单件，和量产物料的数量口径不是一回事。
- 样品类型走数据字典，不硬写在页面下拉里。常见取值：试用样品、展示样品、检测样品、赠样、工程样件。字典里加一项就能扩，不用改模块。字典的统一维护方法见 数据字典：管好下拉选项的统一口径。
- 数量单位单独一个字段，而且要写准是"套 / 件 / 米 / 支"。这一类账最容易出的笑话就是"寄出 2"后面没有单位，两个月后没人知道是 2 件还是 2 箱。
- 是否可回收是一个字段，不是靠类型推断。赠样、展会发放样、已被客户消耗的检测样，一律标"否"。这一个字段决定后面超期清单是否干净——如果它不准，提醒就会被当成噪音，最后没人看。
- 参考价值只记一个数，作为分级审批的参考，不在这里做成本核算。样品真实的成本出库要走库存侧的单据，两处都记金额一定重复计数（这一点在下文"延伸"里细说）。
- 状态字典固定几个值：在库、已寄出、部分归还、已全归还、已核销、已报废。状态值走字典，后面所有清单、统计、权限判断都挂在它上面，避免"暂借""借出中""在外"这类同义词筛不干净。
主表二：客户寄样单（一次寄出行为一行）
这是整套系统跑得最多的一张表，一行代表"某天、某人、给某个客户寄了哪些样品"。设计决定如下：
- 寄样单号唯一，规则建议"年月 + 流水"，例如 2026-03 的第 17 单。这个号要能被业务在电话里念出来，所以别用长串内部 ID。
- 客户用引用字段，不重填客户名称。客户档案是唯一的权威来源，寄样单只存引用。同一客户被写成"××科技有限公司"和"××科技"，统计客户拿了几次样品就会分成两行。引用关系由平台的引用引擎维护，页面上的客户选择框会自动带上档案里的数据。
- 收货人与联系电话分开两个字段，都允许与客户主档的联系人不同——寄样常常寄给客户的技术员或者前台，不一定是合同联系人。
- 收货地址走省市区三级地址库 + 详细地址。省市区用标准地址库的好处是后面按区域看样品分布时能直接汇总，不用人肉归并"浙江杭州"和"杭州市"。
- 是否需归还（继承样品档案的默认值，可在单据上覆盖并填理由）。覆盖动作要留痕，因为"这个本来要还，被改成不用还了"是需要有人负责的。
- 寄出方式与单号：快递 / 专人送达 / 客户自提。快递时填单号，专人送达时填送达人。
- 两个日期组：寄出日期（事实）；预计归还日期（约定，只有"是否需归还=是"时必填）。再留一个"实际全部归还日期"，由归还登记自动回填，不允许手填。
- 状态字段是中枢，固定六态：草稿 → 待审批 → 待寄出 → 已寄出（在客户处）→ 已全部归还 / 已核销。状态只能由审批流与归还登记推动，不能让人在表格里随手改。
子表一：寄出明细（一件样品一行）
一次寄出通常不止一件。如果只在主表写一格"样品名称"，就只能写成一段模糊的文字，事后没有人能回答"那套蓝色的到底寄了没"。拆成子表后一行一件：样品（引用样品档案）、寄出数量、单位、批次或序列号（单件贵重样品建议记）、备注。
拆明细还有一个直接好处：归还时可以按行核销。客户退回两件中的一件，系统里能精确表达成"第一行已全归还、第二行未归还"，而不是把整单标成"部分归还"然后再靠人记事。
子表二：归还登记（一次归还动作一行，只增不改）
这是整套系统里最容易被做坏的一张表。很多人图省事，直接在寄出明细上加两列"实收数量""归还日期"，回来一次就改一次。结果是：客户分三次还，前两次的记录全被覆盖，只剩最后一次；"这批样品平均在客户手上待了多少天"永远算不出来。
正确的做法是把归还当成独立事件，一次归还起一行：归还日期、关联的寄样单与明细行、实收数量、货物状态（完好 / 外观损伤 / 功能失效 / 缺件）、差异数量（由系统按"已寄出 − 已归还"算，不手填）、差异原因、责任归属（客户 / 业务 / 仓库 / 物流）、经办人、附件（快递面单、收货回执、开箱照片）。
规矩只有一条：这一行写过就不改。写错了怎么办？另起一行更正，标注"更正原记录"，原记录保留。这样"这个客户一年退了几次、退回来的东西有没有损伤"才有答案。
子表三：处置流水（一件样品的最终去向，一行一次处置）
样品回到公司不等于事情结束。它可能继续入库待用、直接报废、留在客户处继续试用、被客户买下转销售。这些动作彼此互斥但有先后，最容易被写成在档案里直接改状态。改成独立流水后：处置方式（转销售 / 报废 / 入库复用 / 继续试用 / 转赠）、处置日期、对应单据（转销售时关联销售订单）、批示人、备注。
至此整套数据的关系是清楚的：客户档案与样品档案是两条主档，寄样单引用它们并挂明细，归还登记挂到明细行上，处置流水挂在寄样单上。数量只有在明细与归还登记两处出现，两者相减就是在外的数量——不需要任何人手工维护一个"在外数量"字段。
三个容易踩的建模坑
坑一：把"在外数量"存成寄样单上的一个字段。 一旦存了，就要靠人去改，改错就再也没人信。正确做法是让它由数据流规则按明细汇总计算。
坑二：把免归还的样品混进超期清单。 上线第一个月觉得没影响，第三个月清单里 80% 都是赠样，业务就彻底不看了。这个坑必须在建模阶段用"是否可回收"字段堵住。
坑三：让客户名称以文本形式出现在寄样单、归还登记、处置流水三处。 短期省事，长期必然出现同一客户多种写法，管理层问"哪几个客户拿样品最多"时答不出来。三处都只引用客户档案。
页面怎么用：五类人，五个入口
表建好之后，同一批数据在不同角色眼里应该是完全不同的页面。让所有角色共用一个"寄样登记"大表格，是最常见的失败做法——业务找不到自己的单，样品管理员翻不到待寄出的货，管理层看不到在外清单。
业务与销售人员：入口只有两个。一个是"我要寄样"，表单里选客户（引用档案，输入几个字就带出）、加明细行、填收货人和地址、上传客户的需求说明或图纸；提交后能看到一张进度卡——谁在审、货发没发、单号是什么。另一个是"我负责客户的样品"，按客户过滤，能看到"这个客户手上还有几件样品、有没有超期"。他们的诉求很朴素：别再为了回一个客户的问题去翻三个群。
样品管理员 / 仓库：核心是两个队列页，不是"全部单据"。第一个是待寄出队列：审批已通过、尚未寄出的单，按审批通过时间排序，点开能看到明细逐项勾选、填快递单号与寄出日期，一次操作把单推到"已寄出"。第二个是在外清单：只显示已寄出未全归还的单，按预计归还日期升序，超期的排最前面标红。这两张页面就是样品管理员每天早上要看的东西。
审批人（部门负责人 / 销售总监 / 财务）：审批台。审批人真正需要的信息是一屏能看完的：客户是谁、寄什么、几件、参考价值合计、是否免归还、谁提的。审批页要把这些放在一起，而不是让审批人自己去明细里翻。通过即进入待寄出队列；驳回必须填理由，理由回到申请人手机上。
财务与成本会计：两个清单页。一个是在外样品账：按客户、按样品类型两个维度看在外数量与金额参考值，用来回答"我们的样品压在客户手上多少"。另一个是待处置清单：归还后还没做处置结论的记录、以及"客户已下单但样品未转销售"的对照清单。这一类对照清单能把"样品成本一直挂账"的问题直接暴露出来。
管理层：月度看板。三个指标够用——在外样品件数的月度趋势、超期未还占在外件数的比例、按业务员排序的超期件数。这里要诚实说明：这些数字反映的是系统里记录的事实，不是对客户的催收成果承诺；如果业务把寄样绕开系统私下发，看板就会失真，所以配套的管理口径必须要求"凡寄样必须走单"。
页面权限建议按角色分开配置，而不是靠隐去按钮实现隔离：业务只能看自己提的单与自己负责的客户，样品管理员只能操作待寄出与在外清单，看板只给管理层。角色与授权的配置方法见 角色与权限配置：从内置角色到自定义授权。
自动化怎么配：四类规则各管一段
审批靠人点、提醒靠人记，系统就退化成一张在线表格。让它真正跑起来的是四条规则。
第一类：审批流（按风险分级）。不是所有寄样都值得审批。建议按三条线分级：参考价值合计、寄出件数、是否免归还（免归还等于直接送出去，风险最高）。例如低于某一金额且件数少的，部门负责人一级；金额较高的加销售总监；免归还或大件工程样，再加财务或总经理一级。具体阈值各家不同，按企业自己的费用授权制度定，系统只提供可配的条件位，不内置默认值。两条流程（寄样申请、免归还申请）分别绑在状态字段上——状态从"待审批"到"待寄出"必须由流程完成，不允许手工改。节点与条件的配置方式见 工作流可视化编辑器：节点详解与操作手册。
第二类：定时任务（三类提醒）。第一类是到期提醒：预计归还日期前若干天，推给业务本人，让他提前联系客户；提前几天由企业按自己的客户沟通节奏设。第二类是超期提醒：预计归还日已过仍未归还，先推业务，隔固定天数再推一次，超过较长阈值升级到部门负责人——升级阈值同样由企业自定。第三类是长期在外清理：寄出超过较长时间、期间一次跟进记录都没有的单，单独生成一张待核实清单，交给样品管理员逐条落实情况（是客户还在试用，还是已经实际丢了没人说）。定时任务的周期与执行记录查看方式见 工作流与定时任务：让重复性工作自动跑。这里提醒一句：提醒的接收人必须填到具体的人，推给"销售部"这种部门群，一周之后就没人看了。
第三类：数据流规则（保存时校验 + 状态联动）。这是把人工核对变成系统拦截的关键一段，典型五条：
- 归还数量不得超过未归还数量。实收 3 件但该行只寄出 2 件，保存当场拦截，不允许"先记着之后再说"。
- 归还日期不得早于寄出日期，且不得晚于录入当天。
- 差异数量非零时，差异原因与责任归属必填，否则不允许提交。这一条决定了"少了算谁的"能不能落地，靠备注字段是收不了口的。
- 归还登记新增后自动回填：寄样单的实际全部归还日期、样品档案的在外状态、明细行的已归还数量汇总。全部行都还清时，单据状态自动推进到"已全部归还"。
- 处置流水新增后自动推进：转销售时把样品档案状态置为"已核销"并锁定，报废时置为"已报废"，同时清掉该样品在超期提醒里的待办。
这些规则在页面保存时执行，PC 端、手机端、Excel 导入三个入口口径一致，不靠人记得核对。
第四类：审计日志（敏感动作留痕）。这类系统里真正敏感的动作只有几个：修改寄出明细的数量、撤销或更正归还登记、把"是否需归还"从是改成否、删除附件、导出全量客户样品数据。这些操作应当全部留痕，记录操作人、时间与改动前后的值。查看与导出方式见 AI 监控与审计日志：看清平台里发生了什么。
移动端怎么配合：三个"当下就要办"的场景
这套业务的主体操作在办公室，但有三件事确实发生在路上、客户现场和仓库门口：
- 业务在客户现场当场提寄样。谈完出来，客户说"那套样件明天寄过来"，业务站在楼道里用手机提交申请、选样品、填收货地址，审批人手机上收到待办。回到车上再补，往往就忘了。
- 仓库发货时登记。货打完包，快递员在门口等，用手机点开待寄出队列，勾明细、手输快递单号、拍一张面单照片上传。这一步必须轻，超过一分钟的操作在现场一定被跳过。
- 样品管理员现场对账。出差去客户处、或者展会撤展前清点，拿着在外清单逐条勾"已当面收回 / 客户确认留下 / 找不到"，现场就能把差异记下来，回公司再凭这一份记录起归还登记或处置流水。
手机端页面由同一套模块自动同步生成，不需要另做一个版本，具体入口与工作台的组织方式见 移动端使用指南：工作台、模块页与手机上的 AI 构建。
需要说明的边界：这套移动端方案不包含离线能力。仓库或客户现场网络不好时，以纸质单据或手机拍照先留凭据，回到有网的地方补录，系统保证的是"录进来的数据经得起查"，不是"没有网也能写"。这一点在推动一线使用时必须提前讲清楚，否则一线会以为打开就能用，用不了就整个流程放弃了。
上线前查什么：七条清单，照做就能跑起来
模块建好和系统真能用，中间隔着一段初始化。以下几项按顺序过一遍，能避开绝大多数上线初期的返工。
一、先定字典，再录第一条数据。 样品类型、寄出方式、货物状态（完好/损伤/失效/缺件）、责任归属、处置方式、单据状态，这六个字典要在录数据之前定死。中途改字典最典型的后果是：前二十条写"外观损伤"、后三十条写"外观损坏"，统计时分成两行。字典维护见 数据字典：管好下拉选项的统一口径。
二、样品档案先盘一次实，包括已经寄出去的。 把仓库里的样品建完只是第一步，真正让账变准的是把现在还压在客户手上的样品一并补录——按客户逐个问一遍"我们还有哪些东西在你这儿"，当场建单。这一步会难看：很多样品已经在客户那儿放了一年多，没人记得。但只有补完，超期清单才有意义。
三、编号规则一次写清并加唯一约束。 样品编码、寄样单号两套规则不交叉。上线后才发现重号，是最难收拾的一类数据问题。
四、"是否需归还"逐条确认一遍。 这是全套系统里最影响可用性的一个字段。建完档案让业务和管理员一起过一遍，把赠样、展会发放样、已被客户消耗的检测样清晰地标成"否"。如果这一步偷懒，一个月后超期清单就会被无视。
五、客户档案先对齐。 寄样单三处都只引用客户档案，所以上线前要先把重复的客户合并一次。已成交客户、潜在客户、经销商要不要放在同一张客户档案里，按企业自己的口径定，但必须是同一个引用源。
六、权限按角色配好再放人进。 业务、样品管理员、审批人、财务、管理层五个角色的可见范围与可操作动作先配完，再开账号。权限配置见 角色与权限配置：从内置角色到自定义授权。
七、发布前跑一次平台预检。 模块发布前有预检环节，会检查页面挂载、权限点与移动端同步是否就位，预检不通过不要强行发布。完整流程见 模块的测试与发布：预检、挂载菜单与移动端同步。
上线后第一周建议做两件事：一是每天把待寄出队列与超期清单看一遍，确认没有卡单、没有明显的假超期；二是拿一周的实际寄样和系统记录对一遍，看有没有人绕开系统私下寄。后者出现得多，说明"寄样必须走单"这条管理口径还没被接受，这不是系统能自己解决的，需要配合交付节奏慢慢推。
之后怎么延伸：四个自然的下一站
这套台账跑顺之后，最常见的延伸方向有四个，都能在同一个平台里继续长。
接上客户管理。 寄样记录挂到客户档案下之后，业务跟进客户时能看到"这个客户过去拿过哪些样品、还回来没有、我们寄了几次"。拜访前翻一眼，比问同事靠谱。客户档案、跟进记录与商机漏斗的做法见 客户管理：档案、跟进与商机的漏斗，两边的分工是：客户档案管关系与跟进，寄样台账管实物往来。
接上销售订单。 样品被客户留下并下单，是最理想的结果，也是最容易出错账的地方。处置流水里的"转销售"行应当作为开单依据，带出样品信息，让销售订单里能把这几件样品明确标注出来。金额只在订单层记一次，寄样台账只做转销售标记与引用，不记金额，否则两处金额会重复。订单全链路（报价、订单、发货、回款）的做法见 销售管理：从报价到回款的订单全链路。
接上库存。 样品从仓库拿出去，本质是一次出库。两本账的分工要说清楚：库存台账管数量与库位（仓库里还剩几件、放在哪个架位），寄样台账管在谁手上、什么时候该回。不要在两处都维护一份"在外数量"，靠引用单据对应即可。库存的出入库与盘点做法见 通用库存管理：入库、出库与盘点的一本账。
区分两类同名不同事的台账。 化验室的样品管理是"送检对象的检验流转"（收样、检验、出报告），管理对象和生命周期与客户寄样完全不同，不要合表，做法见 化验室样品管理：从收样、检验到出报告的一条线。内部工装模具的领用归还是另一个近亲——同样是"出去要回来"，但对象是内部资产、责任主体在生产车间，可以借用同一套建模思路（主档 + 借出单 + 只增不改的归还行），台账仍分开建，做法见 模具与工装管理：台账、寿命与领用归还闭环。
这套方案不做什么
把边界说清楚，比多列几个功能有用：
- 不做客户自助门户。 平台不提供面向外部客户的自助账号与在线确认收货页面。客户侧的确认信息（收到、留下、退回）由业务或样品管理员在内部登记，附件可以是客户的签收回执或聊天记录截图。
- 不做快递单号识别与面单 OCR。 单号由人手工录入，面单拍照留存；系统不自动识别图片里的文字，也不校验单号真伪。
- 不做物流轨迹对接。 与快递公司系统实时查询在途节点不在交付范围内。在途状态靠"寄出/签收"两次人工登记体现。
- 不做扫码识别。 样品条码、二维码的扫码取数不在平台能力范围内，页面上的样品一律靠下拉选择或输入编码确定。如果样品数量多、编码长，上线前把选择框的搜索字段配好，比指望扫码现实。
- 不替企业定审批阈值与提醒天数。 多少钱以上要几级审批、提前几天提醒、超期多久升级，各家的费用授权制度和客户沟通节奏都不同，系统只提供可配置的规则位，具体数值按企业自有制度定。
- 不承诺回收率、不承诺降低样品损失。 系统能做的是让每一次寄出、归还、处置都有可查的记录，让超期和差异能被看见。样品能不能收回来，取决于业务跟不跟、客户还认不认，这需要管理动作与系统一起起作用。
- 不做样品成本核算的重做。 成本归集与出库计价仍由库存与财务侧的单据负责，本方案只提供转销售与报废的结论标记，避免两处重复计量。
把上面这些做到位，这套台账能回答的问题就已经很实际了：这个客户手上有我们几件样品、放了多久、该不该还、什么时候提醒过、最后是还回来了还是卖给他了。对一家长年靠寄样做生意的公司来说，这几句话能对上账，比多一个花哨的看板有用得多。