进出口单证与报关跟进：一票一档，节点可查

一、痛点在"票"上：货走了，单证还在追

外贸这一行的交付物有两份：一份是货，一份是单据。货交给货代就算出门了，单据要走的路却比货长——合同、商业发票、装箱单、报关单、放行通知、提单、原产地证，视业务情况还有保险单、检验证书、许可证件。每一份都有自己的出具方、自己的取得时间、自己的有效口径。

这套东西在一票两票的时候靠人脑撑得住，量一上来就撑不住了：

• 缺哪份没人算得清。 一票出完，回头发现少一份原产地证，客户清不了关，只能补寄或补办，钱和信誉一起受损。而"这票到底该有哪些单证"这件事，通常只存在于老业务员的经验里。
• 卡在哪个环节看不出来。 报关报了没有、有没有放行、什么时候提的货、提单拿到了没、外汇到了没——信息散在微信群、货代邮件、手机相册、以及某个人脑子里。老板问一句"这票到什么程度了"，要打三通电话。
• 取得时间记不准。 提单日、放行日、开船日这些日子后面都要用到（算结汇、算退税、对账、算滞港责任），当时随手写在纸上，事后只能靠猜。
• 单证和钱对不上。 报关金额、发票金额、合同金额、收汇金额各记一处，年底一核，说不清差在哪。
• 换人就断档。 单证员一休假，接手的人打开文件夹，看到几十个命名各异的 PDF，不知道哪份属于哪票。

这类需求的规模并不大。它不需要上重型外贸 ERP，只要四件事成立：该有哪些单证说得清、拿到了没有看得见、走到哪一步查得到、快到期的提前叫一声。这正是 AI 构建器能直接交付的模块形态：几张表、几组页面、几条自动化规则，PC 端管档案与审核，手机端查进度和补传扫描件。

二、底表怎么建：先定清"一票"是什么

贸易单证类台账最容易做废的地方，是把一票业务做成"一行大宽表"：合同号、发票号、报关单号、提单号、放行日期、原产地证号全塞在同一行里。塞进去之后问题立刻出现——一票业务可能分批发运、可能分批报关，一张发票对多份提单，一份原产地证覆盖多个品名；大宽表只能记一个，第二个就没地方放了。

所以建模的第一件事，是把"业务"和"单证"分成两层，再往中间加一层"应有哪些单证"。具体是七个决定。

决定一：主表一票一行，业务编码设唯一约束

出口/进口业务主表（下文简称业务单）：一行代表一票业务，记内部业务编号、贸易方向（出口/进口）、客户或供应商、贸易方式、成交方式、币别、合同金额、业务负责人、当前节点。

关键设计有三条：

1. 内部业务编号设唯一约束。 实践中最常见的混乱是同一票业务在不同表里叫"SO2024-0815""客户单号 PO1234""货代托单号"，统计永远对不齐。因此主表留两个字段：内部业务编号（唯一，本系统生成）与外部参考号（客户订单号、货代托单号，可多个，作检索字段）。先有内部编号、后得外部编号的场景不必合并成一个字段。
2. 主表只记"这一票"的属性，不记任何单证号、不记已收汇金额、不记费用合计。理由在下面几条决定里逐个说明。
3. 客户/供应商走引用而不是手录。 平台带引用引擎，客户、货代、报关行、供应商都可以从各自的档案表里选，选完带出名称与编码，避免同一个客户被录成三种写法。客户档案本身的建法可参考 客户管理：档案、跟进与商机的漏斗。

决定二：应取得单证清单管"应做"，实际单证一律"一证一行"

这是整个模块的骨架，也是它区别于普通文件夹的地方。

单证要求模板表：一行 = 一种贸易方式或一种业务类型下，按规定该有哪些单证。字段：业务类型（出口/进口）、贸易方式、单证类型（合同、发票、装箱单、报关单、提单、原产地证、保险单、检验证书、许可证件……）、是否必需（必需/条件必需/可选）、条件说明（例如信用证结算才需要某些单据）、默认责任岗位。

这张表回答的是"这票应该有哪些单证"。有了它，"缺哪份"就变成一个可计算的问题，而不是靠老师傅回忆。

单证明细表：一行 = 一份实际取得的单证。字段：所属业务单、单证类型、单证编号、出具方、出具日期、取得日期、份数（正本/副本）、是否有扫描件、状态（未取得/办理中/已取得/已核销/已归档）、备注。

三条硬规矩：

1. 一证一行，不合并。 同一票业务三份提单就是三行。合并成一行会让"这票到底出了几票提单"这个最基本的问题答不准，也会让后面按提单分批核算的活儿全部返工。
2. 只增不改。 单证一行提交后不允许随意覆盖：换证、补发、作废都另起一行，原行标注状态并说明原因。台账能不能经得起事后翻查，就看这一条守不守。
3. 编号与日期分开存。 单证编号是检索键，出具日期与取得日期是时效计算的依据，不要让填报人把"7月3日拿到提单"写进备注格。

决定三：节点状态集中定义，节点历史另起子表只增不改

报关、放行、提货、装船、到港、结汇这些环节，有两种做法：一是全塞进主表的一个"状态"字段反复覆盖；二是每一步留一条记录。第一种做法在"这票是什么时候放行的"这类问题上永远答不出来，因为旧值被新值顶掉了。

推荐做法是两件一起上：

• 主表存当前节点（一个状态字段，只表示现在在哪），选项走数据字典集中维护。字典的用法见 数据字典：管好下拉选项的统一口径。
• 节点记录子表记历史：一行一个节点动作，记节点名称、发生日期、经手人、凭据（回执号/通知文件名）、是否异常。只增不改，更正另起一行。

建议的节点集合（可按企业实际口径增删，不必照抄）：

状态一次定死很重要。今天叫"待报关"、明天叫"未报关"、后天叫"报关中"，任何按状态的统计都会筛不干净。### 决定四：金额只在合同层记一次，费用与收汇各拆子表

金额是最容易记重复的地方。一票业务的金额应该只在一个地方出现：合同层（主表上的合同金额，或一张独立的合同/价格子表，一版本一行）。原因很简单——如果把费用金额也塞进业务主表，那这张行就同时承担了"业务概括"和"费用流水"两个职责，任何一边更新都会污染另一边的统计。

两个下游子表：

费用明细表：一行一笔实际发生的费用（报关费、港杂费、拖车费、货代操作费、保险费、检验费），记费用类型、发生方、金额、币别、计费依据、已付/未付。这样"这票的成本是多少"是加出来的，而不是抄出来的。
收汇记录表：一行一笔到账（水单号、到账日期、币别、金额、对应业务单、核销状态）。分批收汇、部分预付的场景，多行加起来才是这票已收多少。

主表上不设"已收汇金额"字段，避免它和收汇记录互相打架；要看比例就用汇总视图算，不落成手填字段。

决定五：所有"临期"变成明确的日期字段，而不是备注

单证上有两类时间：一类是已发生的日期（出具日、取得日、放行日），一类是未来要盯的期限（提单日之后要办的事、信用证效期、许可证件有效期、退税申报窗口）。第二类必须落成日期字段，才能被定时任务读出来。

建议在每个需要盯期限的地方都留一个 "应办日期"字段，具体天数不写死在系统里，而是由企业的单证作业标准或属地主管部门、银行的要求决定——把它作为可配置的参数（比如"提前提醒天数"）集中放在一处，改口径只改一处。

决定六：扫描件挂在单证明细行，不挂在业务主表

附件挂错地方，是单证系统的第二大坑。挂在主表上，几十个 PDF 全堆在一票业务下面，谁是谁分不清。

正确做法：每一行单证明细都可以上传自己的扫描件（平台的文件模块负责存储），文件跟着单证行走，编号、类型、取得日期天然对齐。节点记录子表里的回执、通知也能各挂自己的附件。这样任何一个文件都能反查"它属于哪一票、哪一份单证"。

决定七：查询字段预先想好，不靠事后加

外贸场景高频的检索条件有六个：按客户、按业务编号、按单证类型、按当前节点、按负责人在办、按临期/超期。这几项在建模时就要作为列表页的筛选条件与排序字段存在，不要等用了一个月再回头改表。列表页支持筛选、排序、导出，是这类台账能不能真正被用起来的分水岭——纸质台账失效的根本原因，往往不是录入麻烦，而是"查不出来"。

三、页面怎么用：五个角色，五套视角

同一批数据，五类人关心的东西完全不同。做成一个"所有人看同一张大表"的页面，结果就是谁都不爱用。建议按角色拆视图，权限按角色配置（配置方法见 角色与权限配置：从内置角色到自定义授权）。

单证员的主场：待办与缺件。
第一屏不是列表而是"要办的事"：今天该取得但还没取得的单证、已超期未办的、被退单待改的。点进去直接是单证明细表，一行一份单证，就地补编号、补日期、传扫描件。这是使用频率最高的页面，设计目标只有一个——打开就知道现在该打哪个电话。

关务/报关岗：按节点推进。
视图以业务单为单位，突出当前节点与下一动作，节点记录子表在旁边可展开。报关回执、放行通知作为节点凭据挂进去，一个动作一条记录，不写自由文本备注。

业务/销售：一票一页的进度条。
业务员最需要的是"客户问起来我能答"。业务单详情页把节点记录按时间线铺开：已申报、已放行、已装船、预计到港、单证寄出与否。手机端可查，见下一节。

财务：收汇与费用两条线。
收汇记录列表按业务单归集，标注未核销、部分核销；费用明细按业务单汇总，看已付未付。这两块数据不由财务录入全量，但必须由财务确认口径。

主管/老板：例外看板。
只看三类数：在办票数、临期与超期单证数、单证齐全率（分母是"应有单证"，分子是"已取得"）。不列明细，看到异常点进去。## 四、四条自动化：把"追单"从人变成系统

台账只是把数据存下来，真正省人力的是规则。平台自带数据流规则、定时任务、工作流与审计日志四类能力，用在这类模块上有四个典型落点。

第一类，保存时自动校验与带出（数据流规则）。

• 新建业务单时，按"贸易方式 + 业务类型"自动生成应取得单证清单的初始行，状态为"未取得"。人不用再逐条回忆该有哪些单证。
• 单证明细保存时校验：单证编号必填、取得日期不得早于出具日期、同一票业务同一单证类型的必需项不允许重复占号。
• 节点推进时校验前置条件：未标记"已放行"却要推进到"已装船"，系统拦一下并提示补录，避免节点跳着走。

第二类，临期与超期提醒（定时任务）。
定时任务每天扫一遍：应取得但没有取得的单证、已到应办日期尚未办结的事项、许可证件临近有效期、收汇长期未核销。命中的按责任岗位生成通知，推给对应的人，不用谁去翻表。定时任务的配置方式见 工作流与定时任务：让重复性工作自动跑。提醒提前多少天是企业自己的口径，做成可配置参数，不要写死在规则里。

第三类，需要留意见的环节走审批（工作流）。
并不是所有环节都要审批，但有三类值得卡一道：特殊放行（单证不全但业务要求先放货，必须有批准人和理由）、费用减免或调整、单证作废/换证。这几类一旦发生，事后都需要说清"谁批的"。审批流的搭法见 审批流落地：请假、报销与通用申请怎么在线化，思路一致：单据走到节点、节点上留意见、流转历史可查。

第四类，全程留痕（审计日志）。
单证状态变更、金额修改、附件替换、审批意见都进操作审计日志，谁在什么时候改了什么一目了然。单证类台账的价值一半在内容，一半在可追溯性上，这一层不能省。审计日志的查看与筛选方式见 AI 监控与审计日志：看清平台里发生了什么。

五、移动端怎么配合：不是把 PC 页缩小，而是切走三个动作

单证员的电脑是主战场，手机补的是"人不在工位"的缺口。移动端在平台上不是另做一套，PC 建好的模块会同步出配套的移动页面（说明见 移动端使用指南：工作台、模块页与手机上的 AI 构建）。针对这类台账，真正值得在手机上用的是三件事：

1. 查进度。 客户或老板在走廊里问"那票放行了没有"，打开手机按业务编号或客户名搜到业务单，节点时间线一眼看完，不用回工位。
2. 补传扫描件。 从货代手上刚拿到盖章单据，用手机拍照上传到对应单证行。这一步的关键是从单证行进入上传，而不是进相册随手存——文件必须挂到具体那一行上。
3. 收提醒做处置。 临期提醒推到手机上，点开就是那条单证，就地补录或标记办理中，不用先打开电脑再找。

反过来，有三件事不建议放在手机上：批量建单、费用金额的录入核对、审批意见的正式签署。这些动作需要看全局和对照，屏幕小反而容易出错。手机端能拍照上传，但识别单据内容、自动填写编号不在平台当前能力内，拍照上传后仍需人工核对与录入——这个边界要在上线前和使用者说清楚，否则预期落空。

数据是同一套：手机上改的、PC 上看的，是同一个库里的记录，不存在两边对不上的情况。这一点决定了它和"再发一张 Excel 让大家填"的本质区别。## 六、上线前查什么

单证类模块做出来容易，做出来能用不容易。上线前建议按这七条过一遍：

1. 单证类型清单齐不齐。 把过去一年真实业务里出现过的单证类型翻出来对一遍，别只按标准贸易术语列。漏掉的类型补起来比重做表便宜。
2. "应有哪些单证"的例外规则说清了没有。 同样是出口，信用证结算和电汇结算要求的单据不一样。模板表里的"条件必需"必须写清条件，否则会天天误报缺件，误报几次大家就不看提醒了。
3. 主表有没有偷偷存单证号。 一旦有人为了方便在主表加了"提单号"字段，多提单的一票业务就又回到大宽表的老路。这一条要在验收时明确检查。
4. 状态取值有没有同义词。 把各页面的下拉选项拉出来看一遍，"已放行""放行了""已通关"并存就是问题，回字典里统一。
5. 存量数据怎么进来。 手上已有的台账通常是 Excel，按单证行整理好后可经 Excel 导入一次性起步（做法见 用 Excel 一步建模块：从表格到可用的业务系统）。历史扫描件不必逐份补挂，先把在办票挂全即可。
6. 权限分对了没。 单证里含价格与客户信息，单证员、业务员、财务、主管能看能改的范围要分别配，敏感字段可以只读或不可见。
7. 发布前走一遍预检。 平台的模块测试与发布流程会做一轮检查，菜单挂载、移动端同步、权限点都在这一步确认（说明见 模块的测试与发布：预检、挂载菜单与移动端同步）。

还有一条不算检查项但值得做：先跑一票真实业务。选一票在办的业务，从建单到结汇完整走一遍，比看十遍演示页有用。

七、之后怎么延伸

这个模块是外贸业务的主骨架，长起来很自然：

• 往前接询价与订单。 业务单可以由销售订单转入，报价、订单、单证三段连成一条线，销售侧的建法参考 销售管理：从报价到回款的订单全链路。
• 往后接发运与物流。 提货、装船、到港这些环节如果要跟车辆、承运商、运费结算打通，运输侧另有模块承接，见 运输管理：调度、在途与运费结算。
• 横向接合同台账。 收付节点、续签与到期提醒属于合同管理范畴，见 合同台账与到期预警：关键日期不再靠人记。两份台账的分工是：业务单管"这票怎么走"，合同台账管"这份协议到什么时候"。
• 横向接应收应付。 收汇记录汇入财务的资金侧，《应收应付》那本账见 应收应付：老板最关心的一本账，业务台账怎么建。

"一项目一档、单据逐份登记"这个方法本身是通用的，招投标里登记保证金与投标文件是同一套逻辑，可对照 招投标台账：保证金交了多少、退回来了没。

八、不做什么：把边界先说清

这类方案最怕的是被理解成"什么都能自动"。上线前把这四条讲明白，比多做一个页面更重要：

• 不做与外部系统的直连。 本方案是内部台账与流程管理，不与海关、单一窗口、船公司、银行系统做数据对接，节点状态由人工凭回执录入。需要对接的，属另行评估的技术工作。
• 不做单据内容的自动识别。 扫描件上传后不会自动读出编号、金额或日期，也不做 OCR 提取与校验，录入仍是人工动作。平台上手机端能拍照上传，但识别填写不在当前能力内。
• 不做合规结论。 单证是否齐全、申报要素是否合规、退税能否通过，最终以海关、税务与属地主管部门的认定为准；系统只保证"该有的清单有据可查、缺的看得见、办的留了痕"。
• 不给时限承诺。 提醒提前几天、哪些单证优先办理，取决于企业自己的作业标准与银行、客户的约定，系统里做成可配置参数，随业务口径调整。

把这四条落在验收纪要里，后面用起来就不会有"说好的自动呢"这种落差。方案的目标是让单证这件事查得到、追得回、对得上，而不是替代关务专业判断。要把这套模块搭出来，可以看 AI 构建器 的构建方式：一次会话描述清楚上述表单与关系，先生成可用的初版，再按实际使用逐步调整。